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职场礼仪:日常留心,商务无所不通(8)

时间:2022-11-27来源:网友提供 作者:武敬敏 点击:


    3.公文的写作要求

    公文涉及的事实以及所引用的材料和数据,必须真实可靠;交代清楚事实、时间、地点、原因和结果等要素;核准事实和数据,确保准确;如果正文后有附件,应在正文中或正文后注明,提醒受文者注意,附件上如有号码,一般应与正文号相同,以便校对;语言朴实。

    通知

    通知与人们的工作息息相关,它除了用于下达指示、布置工作、传达领导意见、任免干部、决定具体问题外,还用于上级机关对下级机关以及平行机关之间。通知具有广泛性、周知性和时效性。

    1.通知的种类

    根据适用范围,通知可分为发布性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知、转发性通知和批转性通知。

    2.通知的格式

    通知一般由标题、正文和落款三部分内容组成。

    (1)标题。通常有三种形式,第一种是由发文机关名称、事由和文种构成,第二种是由事由和文种构成,第三种是由文种“通知”作标题。

    (2)正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据,主体重点说明通知事项,结尾则提出执行要求。

    (3)落款。写出发文机关名称和发文时间。如无必要,可以没有这一部分。

    3.通知的写作要求

    通知的内容要明白、具体,如内容较多,可分条开列;用公文形式发出的通知要加盖公章。

    启事

    启事是指将自己的要求向公众说明或希望协办的一种短文。通常张贴在公共场所或者刊登在报纸、刊物上。机关、团体、企事业单位和个人都可以使用。启事具有公开性、广泛性、实用性、随意性的特点。

    1.启事的分类

    根据内容可将启事分为招生启事、寻物启事、招聘启事、挂失启事、征集启事、征婚启事、庆典启事等。

    2.启事的结构

    一般由三部分组成:一是标题,主要由启事的内容决定,如内容是寻物,则写“寻物启事”,若事项紧急或重要,可写为“××公司紧急启事”。二是正文,说明启事原因、具体事项。三是落款,注明启事单位名称或个人姓名及日期。

    3.启事的写作要求

    以机关、团体、单位名义张贴的启事,要加盖公章;启事内容要真实;标题能揭示事由简短醒目;内容简单,一事一启,便于公众理解;文字通俗、简洁,态度庄重、平易而又不失热情,给人以信任感。

    会议记录

    会议记录是有关会议情况的笔录。一般用于比较重要和正式的会议。它的作用在于正确反映会议情况,以作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的一种历史资料。具有真实性、原始形态性和完整性的特点。

    1.会议记录的格式

    标题,如《××会议记录》;会议概况,包括会议时间、地点、主持人、出席人、列席人等;会议内容,包括会议的宗旨、议题、报告、决定等;结尾,由主持人和记录人对记录认真校核后签名以示负责。

    2.会议记录的要求:

    (1)记录要准确、真实。

    (2)记录要详细。群众性大会只记与会人的总人数以及较重要的领导成员;重要的会议应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。

    (3)忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。

    (4)记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。

    3.注意事项

    会议记录不能夹杂记录者的个人情感,更不允许有意增删发言内容;会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。

    商务讣告

    讣告就是告知某人去世消息的一种丧葬应用文体。我国现代讣告形式有一般式、公告式、简便式。一般式讣告是人们最常用的;公告式讣告隆重、庄严,往往由高级机关团体做出决定发出;简便式讣告则常作为一则消息在传播媒体上公布,旨在晓谕社会。
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