项目的质量与采购管理(6)

    （6）约束条件与假设前提

    约束条件是限制项目经理在选择所需资源时的各种因素。对于许多项目来说，最普遍的约束条件之一是资金的可获得性。在制定项目采购计划时，一定要考虑由于项目资金的限制，可能不得不牺牲资源的质量等级，而去寻找价格更低，但同样能满足项目需求的资源。假设前提是指那些为了项目采购计划编制的需要，而主观认定是真实的、现实的或者确定性地设定因素。例如，现在只知道某种资源的现价，并不不知道当项目将来实际采购这种资源时它的价格，所以就需要假设一个价格，以便确定项目采购计划。这些约束条件与假设前提对于制定项目采购计划都是很重要的信息。

    3、编制项目采购计划的注意事项

    采购计划包括项目或分项采购任务的采购方式、时间安排，相互衔接以及组织管理协调安排等内容。

    在制订采购计划时，要把货物、工程和咨询服务分开。编制采购计划时应考虑的因素，主要有：采购设备、工程或服务的规模和数量，以及具体的技术规范与规格，使用性能要求；采购时分几个阶段或步骤，哪些安排在前面，哪些安排在唇面，要有先后顺序，且要对每批货物或工程从准备到交货或竣工需要多长时间做出安排，一般应以重要的控制日期作为里程碑式的横条图或类似图表，如开标、签约日、开工日、交货日、竣工日等，并应定期予以修订；货物和工程采购中的衔接；如何进行分包或分段，分几个包或合同段，每个包或合同段中含哪些具体工程或货物品目。

    对一个规模大、复杂、工期有限的工程项目，在准备阶段一定要慎重研究并将整个项目划分成合理的几个合同段，分别招标和签订合同。在招标时对同时投两个标的标价要求提出一个折减百分比，这样可以节省筹备费（调遣费、临时工程费），也使同时对这一项目投几个标的公司中标的机会加大，对业主的花费（付出的总标价）较少，双方都有利。如我国，将京津塘高速公路的全线公路和中小桥分成三个合同段招标，高架桥为一个合同段，全线交通工程设施为一个合同段，共分五个合同招标。这样既便于使承包商可以同时投几个标，增加夺标的机会，也便于使不同内容的标的可以根据需要在不同的时间招标。目前，国内的建设项目业主，为了使更多的施工单位得到工程，倾向于把标段划分得偏小，但国外总是倾向于把合同规模划分得大些，这就需要在具体项目上具体分析和商定。

    此外，采购工作时间长、敏感性强、支付量大、涉及面广，比如工程采购中业主的征地拆迁工作，配套资金的到位等都与各级政府部门关系密切；与设计部门、监理部门的协调工作，合同管理工作，也占很大比重。组织协调工作的好坏，对项目的实施有很大影响。

    4、编制项目采购计划工作内容

    一个项目经理在编制采购计划中需要开展许多工作和活动。这些活动包括：

    （1）“制造或购买”的决策分析

    项目经理在编制采购计划时，首先应该利用“制造或购买”的决策分析技术来决定需要从外部组织采购哪些资源（产品），而哪些资源由自己提供比较经济。在制订项目采购计划的整个过程中，对于各种提出外购的资源都应该开展这种决策分析。

    （2）各种信息的加工处理

    在项目采购计划的编制中，需要对收集获得的各种相关信息进行加工和处理，从而找出计划制订决策的各种信息支持。项目经理可能会因缺乏某些专业技术或能力不能实施某些方面的信息分析工作，而这种专业技术和能力只有具有专门信息技术或受过专门培训的个人或且织群体才能具备。这时项目经理必须聘请这类顾问或专业技术人员，对这些信息进行必要的加工和处理。

    （3）采购方式与合同类型的选择

    在制订项目采购计划的过程中，项目经理还应该以适当方式获得各和资源和究竟需要与资源供应商或分包商签订什么类型的采购合同。项目资源的获得方式可以通过询价选定一家供应商或分包商的方式，也可以采用招标的方式，这需要根据如何能够既有利于维护项目经理的利益，同时又能保证项目资源充分而及时地供给，从而耽误项目的完工。