你必须知道的知识(6)

    第四个阶段，项目结束期

    项目的结束期是项目生命周期的最后阶段。当一个项目的目标已经实现，或者已经明确知道该项目的目标不再需要或不可能实现时，该项目即已到达了它的终点。

    在这一阶段中，主要工作包括项目的竣工、验收、移交、项目的评价和总结，项目的试运转等。在这一期间项目管理的工作亦非常重要，凡事都要善始善终。随着项目的接近尾声，这一期间的资源投入迅速下降，这与上一阶段的执行期形成鲜明的对比。在传统的项目管理中，这一阶段所经历的时间可能较短，随着目标的实现，标的物的验收、移交，项目合同即告终止。但随着承约商或项目承接单位之间竞争的加剧，以及某些技术型项目的客观需要，这一阶段的时间跨度有明显延长的趋势，且在人力等方面的投入也开始增多。这是因为客户在验收新项目之后，在技术、管理人才等方面还比较匮乏，这有赖于承约商的协助，帮助其培养人才、进行工艺流程设计和项目的试营运，所有这些都是现代项目管理以客户为中心新理念的具体体现。当然并非所有项目都是以这种自然的、成功的方式而结束，在现实中，还有一些项目可能以非完全成功的、失败的或需要拖延很长一段时间的方式才告终止。不同的结束方式必然决定着项目在此阶段中表现出不同的性质，有的表现出继续需要一定资源的投入，如某些需要返工的项目，有的表现为时间跨度较长。

    做好项目结束期的管理工作无疑是大有裨益的。我们不仅可以从成功的项目中总结有用的经验，同样也可以从失败的项目中吸取更多的教训，这种有用的总结可能直接激发出新项目的灵感或者带来一定的启示。

    项目的每个阶段都包含着许多具体的工作任务，各阶段之间都存在着紧密的联系，从而使得项目具有整体性的特征。

    纵轴是资源的投入，如人力、物力、财力等，横轴是时间轴。在项目周期的不同阶段，资源的投入和所需耗费的时间是不同的，在项目的开始阶段，资源的投入是最少的，此时正处于需求的产生和项目的识别过程中，随着项目规划的完成进入了项目执行阶段以后，资源的投入量急增，时间的跨度也较长，当项目接近尾声时，即进入了结束阶段以后，资源的投入量又急剧减少，一般来说，这时所要做的工作主要是项目的评估和标的物的移交。

    总之，随着时间的推进，项目一般表现出慢、快、慢的进展特点。每一阶段都是下一个阶段的基础，即当一个阶段结束时都有一个针对下一个阶段的可交付的成果，这一成果是下个阶段得以启动的必要条件。如果上一阶段的既定任务或目标完成的情况不是很好，这将直接影响着下一个阶段工作的进行，或直接影响着整个项目最终能否达到既定的目标并使客户满意。这个道理是很明显的，如果在启动阶段，项目的构思就很平庸，实施后的项目也必然缺乏创新；如果项目在规划时出现重大的失误或错误，在执行阶段即使投入的资源质量再高、进度再快，这也无异于南辕北辙、缘木求鱼，因为项目的每进一步实施都意味着偏离既定项目目标越远，损失越大。如果上一阶段的既定目标或任务根本就没有完成，这时项目的生命周期就会中止在该阶段。有些项目经常扼杀于摇篮状态，即项目的启动和规划阶段，此时损失尚小；而有些项目，特别是大型的建筑工程，如果中止于执行或结束阶段，损失就非常巨大，我们通常称这种工程为“半拉子工程”。

    项目管理知多少

    我们不可不承认，从某些意义上说，所有经理都在管理项目，不论是20亿美元的政府合同，还是新产品的发布或本周的足球赛安排。项目经理也不是一个新概念，娱乐业、航空业和建筑业的项目团队早已不是新鲜事物了。科罗拉多州拉夫兰的一位项目经理斯蒂夫·特鲁艾(Steve Goppert)说：“登月或盖摩天大楼都离不开周密的项目管理。”

    项目管理是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。这一定义不仅仅是强调使用专门的知识和技能，还强调要满足项目干系人的需要和期望。项目经理不仅仅要努力实现项目的范围、时间、成本和质量等目标，还必须协调整个项目过程，满足项目参与者及其他利益相关者的需要和期望。