提升工作效率(2)

    刚开始的时候一切都很顺利，可就在最不该出问题的地方出现了问题，POS机打不出收费小票！

    她无论怎么操作都不行，急得她手心里都冒出了冷汗，最后只得跟客户道歉，跑到外面给组长打电话求助，这才知道原来是少按了一个键。等她打完电话回来，客户已经改了主意，沉着脸告诉她：“我马上要开会了，下次再说吧。”

    这下她彻底着慌了，连忙又给组长打电话。组长立即又给客户打电话，准备解释一下，然而，客户一句话就顶回去了：“你不用解释了，你们的业务员连最基本的操作都那么不专业，我怎么放心把这么大的保单交给你们公司？”

    就因为她成单心切，高估了自己的水平，自以为十拿九稳，不肯在做事之前多花点时间做准备，这才失去了工作中第一个大单子。

    这位女员工对第一次做的事觉得很容易，不等想清楚、做好准备，就急急忙忙地去做，最后却在看似简单的地方栽了大跟头。

    有些人也会犯这样的错误，事后又以“不是我能力不够，而是第一次做，没经验，所以错了也正常”或者是“第一次错了也没什么，下次做好就是”这样的话来当借口为自己开脱。然而，机会未必会给你第二次。

    第一次做的事，正因为没有经验，所以才要想好了、准备好了再去做。而且，你没做过，并不意味着别人也没有做过，你完全可以向有经验的人虚心请教。

    想好了再做，即使是第一次做的事做起来也会有章法，不会出现因考虑不周全而出错的情况，这也是提高执行水平的一大妙招。

    固化优化后再做事

    我们经常见到这样一类人：

    他们就像顽固的石头，做同样的事情，一再犯错。这次做不好的事，下次还是做不好，上一次做不到位的下一次还是做不到位。就算是给他提醒多少次，也没有用。

    为什么会出现这样的情况？因为他们不懂得固化和优化。

    再次做的事情，一定要固化和优化之后再去做。固化，就是总结上次做这类事情的时候，好的地方是什么，再做的时候继续保留；优化，是指上次做的时候有什么缺点和不足，下次做的时候改进和避免。只有这样，才能一次比一次做得好，而不是低效率重复、一再犯同样的错误。

    可能有些人会想：“做事多了，自然就会成长起来的。事前准备，事后还总结，这太费神了，有必要吗？”其实不然。这样做可以避免我们重复做无用功，可以提高效率，帮助我们把执行做到位。

    海尔集团订单执行推进本部0EM推进经理逢春桂，在与日本S公司开交流会时发现，每次S公司的工作人员都会抱着一大撂儿资料来开会。

    他觉得很奇怪，这么多资料都能用得上吗？每次都不辞劳苦地把所有资料拿过来，是不是有点多余？但不久之后发生的一件事让他改变了这种想法。

    在沟通时，海尔的一个工作人员提了一个问题，对方说这个问题早在一个月前去海尔交流的时候就已经回答过了。

    逢春桂吃了一惊，因为他知道回答问题的这位S公司职员上个月根本就没有参加会议。他是怎么知道上个月会议上沟通过哪些问题的呢？

    经过了解，逢春桂才知道，那些被自己轻视的资料原来还真是有用的！那上面记载着这次项目的全部内容，详细到了每次沟通的地点、时间、参与人员、沟通内容，等等。一般人都会觉得很奇怪，为什么要这么做呢？

    这些都是每次参加会议的人写的报告总结出来的，不仅仅是将资料存档，还发给所有与此项目有关的工作人员。这样不管是谁来开会，都会对沟通过什么、沟通进行到了哪一步，一清二楚。

    能做到这一点实在是很了不起！它的好处不仅使信息传递畅通，避免同样的问题重复沟通所带来的浪费，提高工作效率，而且对于了解对方重视什么、关注什么、最在乎什么都一目了然，再次交流或者谈判时，就能避免触碰对方的“雷区”，而重点解决对方关心的问题，这样一来，事情是不是就可以顺利很多？

    有很多人都不会注意资料和经验的积累，总觉得这是浪费时间，或者是觉得即使不这么做也不会影响自己的工作。但事实却是，经验经过先优化再固化形成流程后，可以为我们今后的工作节省时间，更可以让后人站在我们的肩膀上往前走，提高整个组织的工作效率。